Wiederkehrende Aufgaben in SharePoint automatisieren

SharePoint als zentrale Plattform

Microsoft SharePoint ist eine der am weitesten verbreiteten Plattformen für Dokumentenmanagement, Zusammenarbeit und Informationsmanagement in Unternehmen. Millionen von Organisationen weltweit nutzen SharePoint, um Dokumente zu speichern, zu teilen und zu verwalten, Teams zusammenzubringen und Informationen zu organisieren.

In SharePoint werden täglich zahlreiche wiederkehrende Aufgaben ausgeführt: Dokumente werden hochgeladen und klassifiziert, Listen werden aktualisiert, Benachrichtigungen werden versendet, und Genehmigungsprozesse werden durchgeführt. Viele dieser Aufgaben sind manuell, zeitaufwendig und fehleranfällig – perfekte Kandidaten für die Automatisierung.

Die Integration zwischen SharePoint und Power Automate ist nahtlos. Power Automate bietet spezielle Aktionen für SharePoint, die es ermöglichen, Listen zu verwalten, Dokumente zu bearbeiten, Berechtigungen zu setzen und vieles mehr. Diese Integration macht es einfach, SharePoint-Prozesse zu automatisieren.

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30 Automatisierungsbeispiele für SharePoint

Hier sind 30 konkrete Beispiele für wiederkehrende Aufgaben in SharePoint, die Sie mit Power Automate automatisieren können:

Power Automate + SharePoint Integration

Die Integration zwischen Power Automate und SharePoint ist eine der stärksten Verbindungen in der Power Platform. Power Automate bietet zahlreiche vorgefertigte Aktionen für SharePoint, die es ermöglichen, komplexe Automatisierungen ohne Programmierung zu erstellen.

SharePoint-Trigger: Power Automate kann auf verschiedene SharePoint-Ereignisse reagieren. Wenn ein neues Element in einer Liste erstellt wird, wenn ein Dokument geändert wird, oder wenn eine Datei hochgeladen wird – all diese Ereignisse können als Trigger für einen Flow dienen.

SharePoint-Aktionen: Power Automate bietet umfangreiche Aktionen für SharePoint: Sie können Elemente in Listen erstellen, aktualisieren oder löschen, Dokumente verschieben oder kopieren, Berechtigungen setzen, Metadaten aktualisieren und vieles mehr. Diese Aktionen können kombiniert werden, um komplexe Workflows zu erstellen.

Bedingte Logik: Mit Power Automate können Sie bedingte Logik implementieren. Beispielsweise können Sie verschiedene Aktionen ausführen, je nachdem, welcher Wert in einem Feld steht oder welche Bedingungen erfüllt sind. Dies ermöglicht intelligente Automatisierungen, die auf den Kontext reagieren.

Schleifen und Iterationen: Für Aufgaben, die für mehrere Elemente ausgeführt werden müssen, bietet Power Automate Schleifen. Sie können beispielsweise alle Dokumente in einem Ordner durchlaufen und für jedes Dokument eine bestimmte Aktion ausführen.

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Dokumentenmanagement automatisieren

Dokumentenmanagement ist einer der häufigsten Anwendungsfälle für SharePoint-Automatisierung. Mit Power Automate können Sie zahlreiche Aspekte des Dokumentenmanagements automatisieren.

Automatische Klassifizierung: Wenn ein Dokument in SharePoint hochgeladen wird, kann Power Automate das Dokument analysieren und automatisch Metadaten setzen. Beispielsweise kann der Dokumenttyp erkannt werden, oder das Dokument kann basierend auf seinem Inhalt klassifiziert werden. Dies spart Zeit und sorgt für konsistente Metadaten.

Automatische Archivierung: Dokumente, die ein bestimmtes Alter erreicht haben oder deren Status sich geändert hat, können automatisch in Archiv-Ordner verschoben werden. Dies hilft, aktive Dokumentenbibliotheken übersichtlich zu halten und die Performance zu verbessern.

Versionsverwaltung: Power Automate kann automatisch neue Versionen von Dokumenten erstellen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind. Beispielsweise kann bei jeder Genehmigung eine neue Version erstellt werden, oder es können regelmäßige Versionen erstellt werden.

Dokumentenkonvertierung: Dokumente können automatisch zwischen verschiedenen Formaten konvertiert werden. Beispielsweise können Word-Dokumente automatisch in PDF konvertiert werden, oder Bilder können in verschiedene Formate konvertiert werden.

Genehmigungsprozesse optimieren

Genehmigungsprozesse sind ein häufiger Anwendungsfall für SharePoint- Automatisierung. Mit Power Automate können Sie komplexe Genehmigungsworkflows erstellen, die Zeit sparen und für Transparenz sorgen.

Automatische Weiterleitung: Wenn ein Dokument zur Genehmigung eingereicht wird, kann Power Automate automatisch die richtige Person identifizieren und eine Genehmigungsanfrage senden. Die Identifikation kann basierend auf verschiedenen Kriterien erfolgen: Dokumenttyp, Betrag, Abteilung oder anderen Metadaten.

Parallele und sequenzielle Genehmigungen: Power Automate unterstützt sowohl parallele als auch sequenzielle Genehmigungen. Bei parallelen Genehmigungen werden mehrere Personen gleichzeitig um Genehmigung gebeten. Bei sequenziellen Genehmigungen muss eine Person nach der anderen genehmigen.

Eskalationen: Wenn eine Genehmigung nicht innerhalb einer bestimmten Zeit erfolgt, kann Power Automate automatisch eskalieren. Die Eskalation kann an den Vorgesetzten des Genehmigers gehen oder an eine andere Person, die für Ausnahmen zuständig ist.

Status-Updates: Während des Genehmigungsprozesses werden alle Beteiligten automatisch über den Status informiert. Der Antragsteller erhält Updates, wenn die Genehmigung erteilt oder abgelehnt wurde, und Genehmiger erhalten Erinnerungen, wenn eine Genehmigung aussteht.

Listen-Flows für SharePoint

SharePoint-Listen sind ein mächtiges Tool für die Verwaltung von Daten. Mit Power Automate können Sie Listen-Flows erstellen, die automatisch ausgeführt werden, wenn sich etwas in einer Liste ändert.

Automatische Berechnungen: Listen-Flows können automatisch Felder berechnen, wenn sich andere Felder ändern. Beispielsweise kann ein Gesamtbetrag automatisch berechnet werden, wenn sich Einzelbeträge ändern, oder ein Status kann automatisch aktualisiert werden, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind.

Datensynchronisation: Listen-Flows können Daten zwischen verschiedenen Listen synchronisieren. Wenn ein Eintrag in einer Liste erstellt oder geändert wird, kann automatisch ein entsprechender Eintrag in einer anderen Liste erstellt oder aktualisiert werden.

Validierung: Listen-Flows können Daten validieren, bevor sie gespeichert werden. Wenn bestimmte Bedingungen nicht erfüllt sind, kann der Flow eine Fehlermeldung zurückgeben oder zusätzliche Informationen anfordern.

Automatische Aufgaben: Basierend auf Listen-Einträgen können automatisch Aufgaben erstellt werden. Beispielsweise kann für jeden neuen Eintrag eine Aufgabe erstellt werden, die an eine bestimmte Person zugewiesen wird.

Best Practices für SharePoint-Automatisierung

Bei der Automatisierung von SharePoint-Aufgaben sollten Sie einige Best Practices beachten, um die besten Ergebnisse zu erzielen:

Strukturierte Metadaten: Konsistente Metadaten sind entscheidend für erfolgreiche Automatisierungen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumente und Listen-Einträge über strukturierte Metadaten verfügen, die für die Automatisierung verwendet werden können.

Fehlerbehandlung: Implementieren Sie Fehlerbehandlung in Ihren Flows. Was passiert, wenn eine Aktion fehlschlägt? Sollte eine Benachrichtigung gesendet werden? Sollte der Flow erneut versucht werden? Gute Fehlerbehandlung sorgt für zuverlässige Automatisierungen.

Performance: Berücksichtigen Sie die Performance bei der Entwicklung Ihrer Flows. Vermeiden Sie unnötige Schleifen und optimieren Sie die Anzahl der Aktionen. Bei großen Datenmengen sollten Sie Batch-Verarbeitung verwenden.

Dokumentation: Dokumentieren Sie Ihre Flows. Fügen Sie Beschreibungen hinzu und erklären Sie, was der Flow tut und warum. Dies hilft anderen, die Flows zu verstehen und zu warten.

Testing: Testen Sie Ihre Flows gründlich, bevor Sie sie in Produktion einsetzen. Verwenden Sie Test-Daten und stellen Sie sicher, dass alle Szenarien abgedeckt sind, einschließlich Fehlerfällen.

Monitoring: Überwachen Sie Ihre Flows regelmäßig. Power Automate bietet umfangreiche Logging-Funktionen, die es ermöglichen, zu sehen, welche Flows ausgeführt wurden und ob sie erfolgreich waren.